名刺の入稿から納品までに必要なこと

名刺作成を初めて専門業者に依頼するときにはどのような流れで進めたら良いのかがわからずに悩んでしまうでしょう。

名刺のデザインを入稿して印刷をしてもらったら、完成品を納品してもらうというシンプルな流れです。

この記事では特に入稿前後でトラブルがあったときの対処方法を取り上げて、入稿から納品までに必要なことを解説します。

名刺の入稿方法

名刺作成を専門業者に依頼するときにはどのようにしてデザインを入稿したら良いのでしょうか。現在では主流なのがオンライン入稿です。電子データをウェブシステム上にアップロードする方法が一般的になっていて、申し込みをするとシステムのアカウントを作ってもらえることもあります。

ゲストとして利用できる業者の場合にはアカウントなしで原稿をアップロードすることが可能です。また、入稿システムは導入していないという場合にも、電子データでメール送付するのが主流になっています。PDFファイルのように環境に依存せずに表示できるファイルが求められることが多いですが、編集を依頼する場合には画像ファイルとして納品することもあります。

名刺の入稿方法としては印刷された媒体も受け付けている業者があります。名刺用の厚い紙に印刷したものではなく、文書を印刷するのに使うような薄い普通紙や上質紙などに印刷したもので入稿しても構いません。基本的にはスキャナーでパソコンに取り込んで印刷するか、直接複写するかのどちらかになります。

紙媒体で依頼をするときには直接店頭に持ち込む方法が一般的です。郵送では途中で折れたり濡れたりするリスクがあるので、店頭で手渡しをする仕組みが取り入れられています。

名刺の入稿方法による納期の違い

名詞の入稿方法は納期に影響するので注意が必要です。一般的には電子入稿の方が紙媒体での入稿よりも納期が短くなります。紙媒体の場合にはスキャナーで取り込んだデータを印刷したときに、本当に希望するようなデザインになっているかを確認する作業が必要になるからです。

直接複写する場合にも同様で、サンプルを見てみないと納得できる仕上がりになるかどうかがわかりません。電子入稿の場合にもサンプルを確認していると時間がかかりますが、パソコンの画面上で確認するだけで良いのであればシステム上でできるのが一般的です。

メールによる入稿の場合にも画像ファイルで送ってもらうだけで良いのであれば納期があまり長くならずに済みます。ただ、名刺のサンプルを確認しないという選択肢もあります。その場合には入稿方法による納期の違いはあまりありません。

ただ、紙媒体から電子データを作る場合には工数が増えるため、半日から一日くらい納期が延びることがあります。業者によって対応が違うので、入稿方法によって納期が変わるかどうかは問い合わせて確認した方が良いでしょう。

名刺の入稿から納品までの流れ

名刺の入稿から納品までにどのような手続きが必要になるのかを確認しておきましょう。名刺作成をするときにはまず業者に問い合わせをします。入稿方法や納期などについての相談をして見積もりを出してもらうのがこの段階です。

そして、名刺のデザインを作成したら、打ち合わせのときに決めた方法で入稿をします。希望する場合にはオプションで簡単な編集をしてもらい、サンプルデータを見せてもらいます。必要に応じて印刷された名刺のサンプルをオンラインか店頭で確認し、印刷を依頼するというのが流れです。

納品日までに指定した方法で納品してもらうことができるので、後は待っているだけで問題ありません。一般的にはメールで印刷完了時点で連絡をもらえます。また、郵送や宅配便を希望した場合には発送したタイミングで通知があるので、受け取る準備をしておきましょう。

なお、支払いは前払い、後払いのどちらのケースもあります。オンラインで注文した場合には前払いのことが多いですが、店頭で依頼した場合には納品時に支払いにできる場合もあります。注文時に前払いが一般的だということを念頭に置いておきましょう。

ただ、法人や個人事業主の場合には請求書払いにも対応していることが多いので、必要に応じて問い合わせましょう。

名刺の入稿が遅れた場合に必要なこと

名刺作成を業者に依頼するときには入稿日を相談しておき、期日までに入稿をすることで納品予定日までに名刺を作成してもらいます。

しかし、名刺のデザインが完成せずに入稿が遅れてしまう場合もあるでしょう。入稿が遅れるときにはどのようなことをしなければならないのでしょうか。

まずは名刺の入稿が遅れることを直接連絡するのが大切です。いつの入稿なら可能なのかを具体的に話して、対応可能かどうかを確認しましょう。遅れたことによってキャンセルし、新たに注文しなければならない場合もあります。

追加料金を請求されることもあるので詳細を聞き、指示に従って手続きをしましょう。若干の遅れなら追加料金もなく対応してくれることがほとんどです。ただし、納期は遅れがちなので注意が必要です。

名刺の入稿を早める場合に必要なこと

名刺のデザインが早くできあがったから期日よりも先に入稿を済ませたいときもあります。この際には納期について相談したいかどうかでやるべきことが異なります。入稿日を早める代わりに少し納期を前倒しできないかと交渉したいときもあるでしょう。

このような交渉が通用するかどうかは業者次第です。特に人気があって注文量が多い業者では印刷予定が決まってしまっていて、早めに入稿をしても納期は同じになってしまうでしょう。ただ、名刺の印刷機が空いている場合には早めに納品してもらえる可能性があります。

交渉と繫閑状況次第なので、まずは相談をしてみるのが大切です。もし納期を早めてもらう必要がないのであれば、ただ入稿が早くなったことだけを伝えれば大丈夫です。業者としては早めに入稿されれば、印刷機が空いているときに対応できます。

言わずとも納期が早まることがあるだけでなく、納期の遅れも起こりにくくなるでしょう。

名刺作成は入稿後の流れを理解して利用しよう

名刺作成を専門業者に依頼するときには入稿から納品までの全体像をよく理解して、トラブルがあったときにも速やかに対処できるようにしておくのが大切です。

基本的にはオンラインでのやり取りがスムーズにできるようになっています。デザインの入稿が遅れるときなどにはまず業者に相談するということを忘れないようにしましょう。